Jak skorzystać z urlopu okolicznościowego?

Zasady udzielania urlopu okolicznościowego zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zwolnienia od pracy przewidziane w tym rozporządzeniu mogą nastąpić na skutek zaistnienia różnych okoliczności.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Zatem w tym przypadku decydująca jest treść pisma z urzędu, ponieważ nie każde pismo jest wezwaniem. Z wezwaniem mamy do czynienia wtedy, gdy pismo jest zatytułowane „WEZWANIE”. Wezwaniem nie jest natomiast pismo zatytułowane „ZAWIADOMIENIE”.

Pracodawca jest także obowiązany zwolnić od pracy pracownika wezwanego w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń; łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego. Dowodem takiego wezwania jest postanowienie sądu, prokuratury lub organu administracji wydane w tej kwestii.

Przypadkiem rzadkim jest zwolnienie od pracy pracownika na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji. Dotyczy to także pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym.

UWAGA: Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.

Rozporządzenie przewiduje także specjalne przypadki zwolnienia, np. dla członków Ochotniczej Straży Pożarnej, ratowników Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego, członków doraźnych Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych itp. Zwolnienie obejmuje także krwiodawców na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi. Pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy. Pracodawca jest obowiązany także zwolnić od pracy pracownika będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy, na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady.

Najbardziej interesujące są typowe urlopy okolicznościowe, gdy pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1) 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

2) 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Za to zwolnienie przysługuje wynagrodzenie obliczane jak wynagrodzenie za chorobowe.

W czasie wypowiedzenia umowy o pracę mamy prawo do płatnych dni wolnych na poszukiwanie nowego zatrudnienia. Liczba tych dni zależy od długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Trzy dni przysługują nam, gdy w umowie mamy zapisane trzymiesięczne wypowiedzenie. W okresie wypowiedzenia, które wynosi 2 tygodnie lub miesiąc, przysługują nam 2 dni na poszukiwanie pracy.

Jeśli zdarzenie, które jest podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego, wystąpi w czasie chorobowego bądź urlopu, to wtedy uzyskanie dodatkowych dni wolnego nie zawsze nastąpi. Przepisy prawa pracy nie określają bowiem, kiedy dokładnie takie dni wolne muszą zostać wykorzystane. Przyjmuje się więc, że o ich wykorzystanie można wnioskować nie tylko w dniu zdarzenia, ale również w terminie późniejszym. Z tym, że to późniejsze wykorzystanie urlopu okolicznościowego wciąż musi pozostawać w związku ze zdarzeniem, które jest podstawą wniosku. Oznacza to, że późniejsze udzielenie tego zwolnienia od pracy musi wciąż być wykorzystane na załatwienie określonych spraw, np. załatwienie formalności pogrzebowych po urlopie. Kwestia ta często bywa sporna i prowadzi do wielu konfliktów pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W takiej sytuacji warto poprosić o interwencję związek zawodowy lub inspekcję pracy.

Wnioski o urlop okolicznościowy radzę składać na piśmie, a nie ustnie w kadrach. Tylko pisemny wniosek jest dowodem na chęć wykorzystania urlopu okolicznościowego. Do wniosku powinno się dołączyć dokumenty potwierdzające zasadność skorzystania z urlopu, np. akt zgonu. Niekiedy dołączenie załączników jest bezcelowe, np. w razie urlopu na poszukiwanie pracy. W takich sytuacjach wystarczy sam wniosek.